Zachęta — Narodowa Galeria Sztuki udostępnia swoje zbiory instytucjom w celach wystawienniczych, a także edukacyjnych oraz konserwatorskich (np. wydziałom konserwacji uczelni wyższych). Dzieła użyczane są bezpłatnie.

Jak wypożyczyć dzieło z kolekcji Zachęty?

1. Zachęcamy do kwerendy na naszej stronie internetowej zacheta.art.pl/pl/kolekcja lub bezpośrednio w dziale zbiorów i inwentarzy.
2. Procedurę rozpoczyna wniosek o użyczenie skierowany do dyrektora Zachęty, zawierający listę prac z numerami inwentarzowymi oraz informacje o celu wypożyczenia, takie jak  tytuł, daty i opis wydarzenia, okres użyczenia, miejsce ekspozycji i dane osób odpowiedzialnych za użyczenie. W przypadku użyczeń konserwatorskich wniosek powinien być skierowany przez opiekuna merytorycznego uczelni wraz z opisem celu, zakresu i czasu trwania prac konserwatorskich.
3. Prosimy o wysyłanie wniosków nie później niż dwa miesiące przed planowanym terminem użyczenia.  Wnioski wysłane później przyjmujemy, jednak ze względów organizacyjnych mogą nie być rozpatrzone pozytywnie.
4. Odpowiedź na wniosek jest wysyłana niezwłocznie, zwykle w ciągu jednego tygodnia od jego otrzymania.
5. Jeśli odpowiedź jest pozytywna, kolejnymi krokami formalnymi i organizacyjnymi zajmuje się dział zbiorów i inwentarzy, do którego należy kierować dalszą korespondencję.
6. Przed odbiorem dzieła konieczne jest dostarczenie do Zachęty niezbędnych dokumentów: obustronnie podpisanej umowy użyczenia przygotowanej i przesłanej przez Zachętę oraz kopii polisy ubezpieczeniowej w systemie „od gwoździa do gwoździa”.
7. Termin odbioru dzieła musi zostać uzgodniony z działem zbiorów i inwentarzy z przynajmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem.
8. Koniecznymi warunkami wypożyczenia są:

• spełnianie norm konserwatorskich i ich monitorowanie w miejscu przechowywania oraz ekspozycji dzieła (określone przez konserwatora w umowie użyczenia wartości temperatury, wilgotności i natężenia światła), a także  zapewnienie bezpieczeństwa;
• profesjonalny (zaakceptowany przez Zachętę) transport wypożyczanych dzieł sztuki;
• zawarcie na koszt własny polisy ubezpieczeniowej „od gwoździa do gwoździa” zgodnie z wymaganiami Zachęty;
• zapakowanie odbieranych dzieł zgodnie z zawartymi w umowie użyczenia zaleceniami konserwatorskimi przez wyszkolonych pracowników w materiały dostarczone przez stronę biorącą w użyczenie.

9. Warunki dodatkowe (wymagające dodatkowych kosztów) określone wcześniej w umowie użyczenia, jeśli są one niezbędne dla prawidłowej jej realizacji:

• oprawa prac, które takiej oprawy nie mają;
• konserwacja prac, która jest konieczna, żeby dzieło mogło zostać użyczone;
• wykonanie reprodukcji, jeśli użyczane dzieła nie mają dokumentacji fotograficznej;,
• w przypadku niektórych dzieł konieczna jest obecność przedstawiciela Zachęty — kuriera, który będzie nadzorował montaż i demontaż prac (w takiej sytuacji biorący w użyczenie zobowiązany jest do pokrycia kosztów przejazdu, noclegu i diet określonych w umowie);
• w niektórych przypadkach Zachęta zastrzega sobie prawo wizyty pracownika merytorycznego w celu weryfikacji warunków prezentacji dzieła — wówczas konieczne jest udostępnienie dzieła w umówionym terminie.